Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.

NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD

Es nuestro deber mantener la privacidad y confidencialidad de su información médica protegida (PHI). Crearemos registros sobre usted y el tratamiento y servicio que le brindamos. La ley nos exige mantener la privacidad de su PHI, lo cual incluye cualquier información de identificación personal que obtengamos de usted o de otras personas relacionada con su salud física o mental pasada, presente o futura, la atención médica que ha recibido o el pago de dicha atención. Compartiremos información médica protegida entre nosotros, según sea necesario, para llevar a cabo el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica relacionadas con los servicios que se prestarán en la farmacia. Según lo exige la ley, este aviso le proporciona información sobre sus derechos, nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la privacidad de su PHI. Este aviso también describe los usos y las divulgaciones que haremos de su PHI. Debemos cumplir con las disposiciones de este aviso vigentes, aunque nos reservamos el derecho de modificar sus términos ocasionalmente y de que el aviso revisado entre en vigor para todos los dominios PHI que mantenemos. Puede solicitar una copia escrita de nuestro aviso de privacidad más reciente a nuestro Responsable de Privacidad.

USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS

Podemos usar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y atención médica. Para cada una de estas categorías de usos y divulgaciones, proporcionamos una descripción y un ejemplo a continuación. Sin embargo, no se detallarán todos los usos o divulgaciones específicos de cada categoría.

Tratamiento Significa proporcionar servicios según lo prescrito por su médico. El tratamiento también incluye la coordinación y las consultas con otros profesionales de la salud en relación con su atención, así como las derivaciones de un profesional a otro.

También podemos divulgar PHI a entidades externas que realicen otros servicios relacionados con su tratamiento, como hospitales, laboratorios de diagnóstico, agencias de atención médica domiciliaria o de cuidados paliativos, etc.

Pago Se refiere a las actividades que realizamos para obtener el reembolso de la atención médica que le brindamos, incluyendo facturación, cobros, gestión de reclamaciones, aprobación previa, determinación de elegibilidad y cobertura, y otras actividades de revisión de la utilización. La legislación federal o estatal puede exigirnos obtener su autorización por escrito antes de divulgar cierta información protegida PHI para fines de pago, y le solicitaremos que firme dicha autorización cuando sea necesario según la legislación aplicable.

Operaciones de atención médica Se refiere a las funciones de apoyo de la farmacia relacionadas con el tratamiento y el pago, como las actividades de control de calidad, la gestión de casos, la recepción y respuesta a comentarios y quejas de pacientes, las revisiones médicas, los programas de cumplimiento, las auditorías, la planificación empresarial, el desarrollo, la gestión y las actividades administrativas. Podemos utilizar su PHI para evaluar el desempeño de nuestro personal al atenderlo. También podemos combinar el PHI de varios pacientes para decidir qué servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. También podemos divulgar el PHI con fines de revisión y aprendizaje. Además, podemos eliminar información que lo identifique para que otros puedan usar la información anónima para estudiar la atención médica y la prestación de servicios de salud sin conocer su identidad.

SUS DERECHOS

Tiene derecho a solicitar restricciones sobre nuestros usos y divulgaciones del formulario PHI para fines de tratamiento, pago y atención médica. Sin embargo, no estamos obligados a acceder a su solicitud a menos que la divulgación se realice a un plan de salud para recibir el pago, el formulario PHI se refiera únicamente a sus artículos o servicios de atención médica cuya factura haya pagado en su totalidad, y la divulgación no sea exigida por ley. Para solicitar una restricción, puede presentar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad.

1. Tiene derecho a solicitar, dentro de lo razonable, recibir comunicaciones confidenciales de su PHI por medios o lugares alternativos. Para ello, puede presentar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad.

2. Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar el formulario PHI contenido en nuestros registros de farmacia, excepto:

  • para notas de psicoterapia (es decir, notas que han sido registradas por un profesional de salud mental que documenta la sesión de asesoramiento y que se han separado del resto de su historial médico);
  • para información compilada con anticipación razonable a, o para uso en, una acción o procedimiento civil, penal o administrativo;
  • para PHI que involucra pruebas de laboratorio cuando su acceso está restringido por ley;
  • si usted es un recluso y el acceso pondría en peligro su salud, seguridad, protección, custodia o rehabilitación o la de otros reclusos, cualquier funcionario, empleado u otra persona de la institución correccional o persona responsable de transportarlo;
  • si obtuvimos o creamos PHI como parte de un estudio de investigación, su acceso a PHI puede estar restringido mientras la investigación esté en curso, siempre que usted haya aceptado la denegación temporal del acceso al dar su consentimiento para participar en la investigación;
  • para PHI contenida en registros mantenidos por una agencia federal o un contratista cuando su acceso esté restringido por ley; y
  • para PHI obtenido de alguien distinto a nosotros bajo una promesa de confidencialidad cuando el acceso solicitado sería razonablemente probable que revelara la fuente de la información.

Para inspeccionar u obtener una copia de su formulario PHI, puede presentar su solicitud por escrito al Custodio de Historias Clínicas. Si solicita una copia, podríamos cobrarle una tarifa por los costos de copia y envío de sus historias clínicas, así como otros costos asociados con su solicitud. También podríamos denegar una solicitud de acceso al formulario PHI en ciertas circunstancias si existe la posibilidad de causarle daño a usted o a terceros. Si denegamos una solicitud de acceso para este fin, tiene derecho a que se revise nuestra denegación de acuerdo con los requisitos de la legislación aplicable.

3. Tiene derecho a solicitar una enmienda a su PHI, pero podemos denegar su solicitud de enmienda si determinamos que el PHI o el registro objeto de la solicitud:

  • no fue creado por nosotros, a menos que proporcione una base razonable para creer que el originador de PHI ya no está disponible para actuar en la enmienda solicitada;
  • no es parte de sus registros médicos o de facturación u otros registros utilizados para tomar decisiones sobre usted;
  • no está disponible para inspección como se establece anteriormente; o
  • es precisa y completa

4. Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos sus registros médicos y de reclamaciones si considera que son incorrectos o están incompletos. Pregúntenos cómo hacerlo.    

  • Podemos decir “no” a su solicitud, pero le diremos por qué por escrito dentro de los 60 días.

5. Tiene derecho a solicitar una lista (informe) de las veces que hemos compartido su información médica durante los seis años anteriores a la fecha en que la solicita, con quién la compartimos y por qué.

  • Incluiremos toda la información divulgada, excepto la relacionada con el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, así como otras divulgaciones (como las que nos haya solicitado). Le proporcionaremos un informe anual gratuito, pero le cobraremos una tarifa razonable basada en el costo si solicita otro en un plazo de 12 meses.

6. Usted tiene derecho a solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir el aviso electrónicamente.

  • Le proporcionaremos una copia impresa lo antes posible.

7. Si le ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud.

  • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

8. En cualquier caso, cualquier modificación acordada se incluirá como una adición, y no como un reemplazo, a los registros ya existentes. Para solicitar una modificación a su formulario PHI, debe presentar su solicitud por escrito al Custodio de Historias Clínicas de nuestra farmacia, junto con una descripción del motivo de su solicitud.

9. Tiene derecho a recibir un informe de las divulgaciones de PHI que hayamos realizado a personas o entidades distintas a usted durante los seis años anteriores a su solicitud, excepto las divulgaciones:

  • para llevar a cabo el tratamiento, pago y operaciones de atención sanitaria según lo previsto anteriormente;
  • incidental a un uso o divulgación de otro modo permitido o requerido por la ley aplicable;
  • de conformidad con su autorización escrita;
  • a las personas involucradas en su cuidado o para otros fines de notificación según lo dispuesto por la ley;
  • para fines de seguridad nacional o de inteligencia según lo dispuesto por la ley;
  • a instituciones penitenciarias o a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, según lo establezca la ley;
  • como parte de un conjunto de datos limitado según lo dispuesto por la ley.

10. Para solicitar un informe de las divulgaciones de su formulario PHI, debe presentar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad de nuestra farmacia. Su solicitud debe indicar un período específico para el informe (por ejemplo, los últimos tres meses). El primer informe que solicite dentro de un período de doce (12) meses será gratuito. Para informes adicionales, podríamos cobrarle el costo de proporcionar la lista. Le notificaremos los costos involucrados y usted podrá retirar o modificar su solicitud en ese momento, antes de que se incurra en ningún costo.

11. Tiene derecho a recibir una notificación, en caso de que se produzca una infracción de su PHI no segura, que requiera notificación según la Regla de Privacidad.

12. Usted tiene derecho a presentar una queja si considera que se han violado sus derechos de privacidad, deberá comunicarse inmediatamente con el Responsable de Privacidad de la farmacia.

13. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Ave. SW, Washington D. C., 20201.

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

  • La ley nos exige mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
  • Le informaremos rápidamente si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
  • Debemos cumplir con los deberes y prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo.
  • No utilizaremos ni compartiremos su información de forma distinta a la descrita aquí, a menos que nos lo indique por escrito. Si nos lo indica, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Infórmenos por escrito si cambia de opinión.

INFORMACIÓN DE CONTACTO DE LA OFICINA DE CUMPLIMIENTO Y PRIVACIDAD:

23041 Avenida de la Carlota Suite 110, Laguna Hills, CA 92653

P: 877-778-3773 (opción 4)

F: 714-602-9965

[email protected]

TUS OPCIONES

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de indicarnos que:

  • Comparta información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en el pago de su atención médica.
  • Compartir información en una situación de socorro ante desastres
  • Contactarlo para esfuerzos de recaudación de fondos

NOTA: Nunca comercializamos ni vendemos información personal. Si no puede indicarnos sus preferencias, por ejemplo, si está inconsciente, podríamos compartir su información si consideramos que es lo mejor para usted.

SITUACIONES ESPECIALES

Sujeto a los requisitos de la ley aplicable, haremos los siguientes usos y divulgaciones de su PHI:

  • Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podremos divulgar el formulario PHI a organizaciones que se dedican a la obtención o el trasplante de órganos, según sea necesario, para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
  • Militares y veteranos. Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podremos divulgar su formulario PHI según lo requieran las autoridades militares. También podremos divulgar su formulario PHI sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
  • Compensación laboral. Podríamos divulgar su formulario PHI para programas que ofrecen beneficios por lesiones o enfermedades laborales.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar su información PHI para actividades de salud pública, incluyendo:
    • Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
    • Para informar sobre nacimientos y defunciones;
    • Para denunciar abuso o negligencia infantil;
    • A las personas sujetas a la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para actividades relacionadas con la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios regulados por la FDA y para informar reacciones a medicamentos o problemas con los productos;
    • Para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
    • Notificar a la autoridad gubernamental competente si creemos que un paciente adulto ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo divulgaremos esta información si el paciente está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley.
  • Actividades de Supervisión de la Salud. Podríamos divulgar el formulario PHI a agencias federales o estatales que supervisan nuestras actividades (por ejemplo, la prestación de atención médica, la gestión de pagos y la defensa de los derechos civiles).
  • Litigios y Disputas. Si usted está involucrado en un litigio o disputa, podremos divulgar la información PHI sujeto a ciertas limitaciones.
  • Fuerzas del orden. Podemos divulgar el formulario PHI si así lo solicita un agente del orden.
    • En respuesta a una orden judicial, orden de arresto, citación o proceso similar;
    • Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
    • Sobre la víctima de un delito en determinadas circunstancias limitadas;
    • Sobre una muerte que creemos puede ser resultado de una conducta criminal;
    • Sobre conducta delictiva en nuestras instalaciones; o
    • En circunstancias de emergencia, para denunciar un delito, la ubicación del delito o las víctimas, o la identidad,

Descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

  • Médicos forenses, legistas y directores de funerarias. Podemos entregar el formulario PHI a un médico forense o legista. También podemos entregar el formulario PHI sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para que cumplan con sus funciones.

Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia. Podremos divulgar su información PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley, o a funcionarios federales autorizados para que brinden protección al director ejecutivo o a jefes de estado extranjeros.

  • Reclusos. Si usted se encuentra recluido en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario de las fuerzas del orden, podremos divulgar su formulario PHI a la institución correccional o al funcionario de las fuerzas del orden. Esta divulgación sería necesaria (1) para brindarle atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la de terceros; o (3) para la seguridad de la institución correccional.
  • Amenazas graves. Según lo permitan la legislación aplicable y las normas de conducta ética, podremos usar y divulgar la información PHI si, de buena fe, consideramos que dicho uso o divulgación es necesario para prevenir o mitigar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público, o para que las autoridades policiales identifiquen o detengan a una persona.

Nota: La información relacionada con el VIH, la información genética, los registros de abuso de alcohol y/o sustancias, los registros de salud mental y otra información de salud especialmente protegida pueden disfrutar de ciertas protecciones especiales de confidencialidad según los estados aplicables.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

También podemos utilizar su PHI de las siguientes maneras:

  • Para proporcionar recordatorios de citas para tratamiento o atención médica.
  • Para informarle o recomendarle posibles alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
  • Divulgar información a su familia, amigos o cualquier otra persona que usted identifique, en la medida en que esté directamente relacionada con la participación de dicha persona en su atención o el pago de dicha atención. Podemos usar o divulgar su formulario PHI para notificar, o ayudar a notificar, a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. Si está disponible, le daremos la oportunidad de oponerse a estas divulgaciones, y no las haremos si se opone. Si no está disponible, determinaremos si la divulgación a su familia o amigos es lo mejor para usted, considerando las circunstancias y con base en nuestro criterio profesional.

Cuando lo permita la ley, podremos coordinar nuestros usos y divulgaciones de PHI con entidades públicas o privadas autorizadas por ley o por estatuto para colaborar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre.

Permitiremos que su familia y amigos actúen en su nombre para recoger recetas surtidas, suministros médicos, radiografías y formularios similares de PHI, cuando determinemos, a nuestro juicio profesional, que es lo mejor para usted hacer dichas divulgaciones.

Podríamos ponernos en contacto con usted como parte de nuestras actividades de recaudación de fondos y marketing, según lo permita la legislación aplicable. Tiene derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos.

Podemos usar o divulgar su PHI con fines de investigación, de conformidad con la legislación aplicable. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede implicar comparaciones de la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento específico.

Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial que busca equilibrar las necesidades de la investigación con la privacidad del paciente. Cuando sea necesario, solicitaremos su autorización por escrito antes de utilizar su información médica para la investigación.

Utilizaremos o divulgaremos PHI sobre usted cuando así lo requiera la ley aplicable.

De acuerdo con la legislación aplicable, podemos divulgar su formulario PHI a su empleador si nos contrata para realizar una evaluación relacionada con la vigilancia médica en su lugar de trabajo o para determinar si padece una enfermedad o lesión laboral. Su empleador o la farmacia le notificarán sobre estas divulgaciones, según lo exija la legislación aplicable.

Nota: En ocasiones, se producen usos y divulgaciones incidentales de PHI, los cuales no se consideran una violación de sus derechos. Estos usos y divulgaciones incidentales son consecuencia de usos o divulgaciones permitidos, que son de naturaleza limitada y no pueden evitarse razonablemente.

QUEJAS

Si considera que se han violado sus derechos de privacidad, debe comunicarse de inmediato con el Responsable de Privacidad de la farmacia. No tomaremos medidas en su contra por presentar una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Ave. SW, Washington D. C., 20201.