Aviso de prácticas de privacidad


ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.

NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD

Es nuestro deber mantener la privacidad y confidencialidad de su información de salud protegida (PHI). Crearemos registros sobre usted y el tratamiento y servicio que le brindamos. Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su PHI, que incluye cualquier información que permita identificarlo individualmente y que obtengamos de usted o de terceros, relacionada con su salud física o mental pasada, presente o futura, la atención médica que ha recibido o el pago de dicha atención. Compartiremos información de salud protegida entre nosotros, según sea necesario, para llevar a cabo el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica relacionadas con los servicios que se prestarán en la farmacia.

Conforme a lo exigido por ley, este aviso le informa sobre sus derechos, nuestras obligaciones legales y nuestras prácticas de privacidad con respecto a la privacidad de PHI. Este aviso también describe los usos y divulgaciones que haremos de su PHI. Debemos cumplir con las disposiciones de este aviso vigentes, si bien nos reservamos el derecho de modificar sus términos periódicamente y de aplicar el aviso revisado a todos los PHI que mantenemos. Siempre puede solicitar una copia escrita de nuestro aviso de privacidad más reciente a nuestro Responsable de Privacidad.

USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS

Podemos usar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y atención médica. Para cada una de estas categorías de usos y divulgaciones, proporcionamos una descripción y un ejemplo a continuación. Sin embargo, no se detallarán todos los usos o divulgaciones específicos de cada categoría.

El tratamiento consiste en la prestación de servicios según lo indicado por su médico. El tratamiento también incluye la coordinación y las consultas con otros profesionales sanitarios en relación con su atención, así como las derivaciones de un profesional a otro. Asimismo, podemos divulgar la información PHI a entidades externas que presten otros servicios relacionados con su tratamiento, como hospitales, laboratorios de diagnóstico, servicios de atención domiciliaria o de cuidados paliativos, etc.

El pago comprende las actividades que realizamos para obtener el reembolso de la atención médica que le brindamos, incluyendo la facturación, el cobro, la gestión de reclamaciones, la aprobación previa, la determinación de la elegibilidad y la cobertura, y otras actividades de revisión de la utilización. La ley federal o estatal puede exigirnos que obtengamos una autorización por escrito de usted antes de divulgar cierta información protegida (PHI) para fines de pago, y le solicitaremos que firme dicha autorización cuando sea necesario según la ley aplicable.

Las operaciones de atención médica comprenden las funciones de apoyo de la farmacia, relacionadas con el tratamiento y el pago, tales como actividades de garantía de calidad, gestión de casos, recepción y respuesta a comentarios y quejas de pacientes, revisiones médicas, programas de cumplimiento, auditorías, planificación comercial, desarrollo, gestión y actividades administrativas. Podemos utilizar su PHI para evaluar el desempeño de nuestro personal al atenderle. También podemos combinar la información del PHI de varios pacientes para decidir qué servicios adicionales debemos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. Asimismo, podemos divulgar el PHI con fines de revisión y aprendizaje. Además, podemos eliminar la información que le identifica para que otros puedan utilizar la información anonimizada para estudiar la atención médica y su prestación sin conocer su identidad.

AUTORIZACIÓN PARA CIERTOS USOS Y DIVULGACIONES

Para ciertos usos y divulgaciones de su información de salud se requiere su autorización por escrito. Esto incluye la divulgación para notas de psicoterapia (si corresponde), fines de marketing y la venta de su información de salud. No utilizaremos ni divulgaremos su información de salud para estos fines sin su autorización, la cual puede revocar en cualquier momento, según lo permita la ley.

SUS DERECHOS

Tiene derecho a solicitar restricciones sobre nuestros usos y divulgaciones del formulario PHI para fines de tratamiento, pago y atención médica. Sin embargo, no estamos obligados a acceder a su solicitud a menos que la divulgación se realice a un plan de salud para recibir el pago, el formulario PHI se refiera únicamente a sus artículos o servicios de atención médica cuya factura haya pagado en su totalidad, y la divulgación no sea exigida por ley. Para solicitar una restricción, puede presentar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad.

  1. Usted tiene derecho a solicitar, de forma razonable, recibir las comunicaciones confidenciales de su PHI por medios alternativos o en lugares alternativos. Para realizar dicha solicitud, puede enviarla por escrito al Responsable de Privacidad.
  2. Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar el formulario PHI que consta en los registros de nuestra farmacia, excepto:
    • para notas de psicoterapia (es decir, notas que han sido registradas por un profesional de salud mental que documenta la sesión de asesoramiento y que se han separado del resto de su historial médico);
    • para información compilada con anticipación razonable a, o para uso en, una acción o procedimiento civil, penal o administrativo;
    • para PHI que involucra pruebas de laboratorio cuando su acceso está restringido por ley;
    • si usted es un recluso y el acceso pondría en peligro su salud, seguridad, protección, custodia o rehabilitación o la de otros reclusos, cualquier funcionario, empleado u otra persona de la institución correccional o persona responsable de transportarlo;
    • si obtuvimos o creamos PHI como parte de un estudio de investigación, su acceso a PHI puede estar restringido mientras la investigación esté en curso, siempre que usted haya aceptado la denegación temporal del acceso al dar su consentimiento para participar en la investigación;
    • para PHI contenida en registros mantenidos por una agencia federal o un contratista cuando su acceso esté restringido por ley; y
    • o PHI obtenido de alguien que no seamos nosotros bajo promesa de confidencialidad cuando el acceso solicitado pudiera revelar razonablemente la fuente de la información. Para inspeccionar u obtener una copia de su PHI, puede enviar su solicitud por escrito al Custodio de Registros Médicos. Si solicita una copia, podemos cobrarle una tarifa por los costos de copiado y envío de sus registros, así como otros costos asociados con su solicitud. También podemos denegar una solicitud de acceso a PHI en ciertas circunstancias si existe un potencial de daño para usted o para otros. Si denegamos una solicitud de acceso por este motivo, usted tiene derecho a que nuestra denegación sea revisada de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable.
  3. Usted tiene derecho a solicitar una modificación de su formulario PHI, pero podemos denegar su solicitud de modificación si determinamos que el formulario PHI o el registro que es objeto de la solicitud:
    • no fue creado por nosotros, a menos que proporcione una base razonable para creer que el originador de PHI ya no está disponible para actuar en la enmienda solicitada;
    • no es parte de sus registros médicos o de facturación u otros registros utilizados para tomar decisiones sobre usted;
    • no está disponible para inspección como se establece anteriormente; o
    • es precisa y completa
  4. Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos su historial médico y sus reclamaciones si considera que son incorrectos o incompletos. Pregúntenos cómo hacerlo. Es posible que rechacemos su solicitud, pero le explicaremos el motivo por escrito en un plazo de 60 días.
  5. Tiene derecho a solicitar un registro (contabilización) de las veces que hemos compartido su información de salud durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la compartimos y por qué. Incluiremos todas las divulgaciones, excepto las relacionadas con el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, así como otras divulgaciones específicas (como las que usted nos haya solicitado). Le proporcionaremos un registro al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable, basada en los costos, si solicita otro dentro de los 12 meses siguientes.
  6. Usted tiene derecho a solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa a la brevedad.
  7. Si ha otorgado a alguien un poder notarial para asuntos médicos o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Nos aseguraremos de que dicha persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.
  8. En cualquier caso, cualquier modificación acordada se incluirá como una adición a los registros ya existentes, y no como un reemplazo de los mismos. Para solicitar una modificación de su formulario PHI, debe presentar su solicitud por escrito al responsable de los registros médicos de nuestra farmacia, junto con una descripción del motivo de su solicitud.
  9. Usted tiene derecho a recibir un informe de las divulgaciones de PHI realizadas por nosotros a personas o entidades distintas a usted durante los seis años anteriores a su solicitud, excepto las divulgaciones:
    • para llevar a cabo el tratamiento, pago y operaciones de atención sanitaria según lo previsto anteriormente;
    • incidental a un uso o divulgación de otro modo permitido o requerido por la ley aplicable;
    • de conformidad con su autorización escrita;
    • a las personas involucradas en su cuidado o para otros fines de notificación según lo dispuesto por la ley;
    • para fines de seguridad nacional o de inteligencia según lo dispuesto por la ley;
    • a instituciones penitenciarias o a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, según lo establezca la ley;
    • como parte de un conjunto de datos limitado según lo dispuesto por la ley.
  10. Para solicitar un informe de las divulgaciones de su PHI, debe enviar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad de nuestra farmacia. Su solicitud debe especificar un período de tiempo concreto para el informe (por ejemplo, los últimos tres meses). El primer informe que solicite dentro de un período de doce (12) meses será gratuito. Para informes adicionales, podríamos cobrarle los costos de proporcionar la lista. Le notificaremos los costos involucrados y usted podrá optar por retirar o modificar su solicitud antes de que se genere ningún costo.
  11. Usted tiene derecho a recibir una notificación, en caso de que se produzca una violación de su PHI no seguro, que requiera notificación según la Regla de Privacidad.
  12. Si considera que se han vulnerado sus derechos de privacidad, tiene derecho a presentar una queja y debe ponerse en contacto de inmediato con el responsable de privacidad de la farmacia.
  13. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. También puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Ave. SW, Washington DC, 20201.

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

  • La ley nos exige mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
  • Le informaremos rápidamente si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
  • Debemos cumplir con los deberes y prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo.
  • No utilizaremos ni compartiremos su información de ninguna otra forma que no sea la descrita aquí, a menos que usted nos autorice por escrito a hacerlo.

Si nos autoriza, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Si cambia de opinión, háganoslo saber por escrito.

INFORMACIÓN DE CONTACTO DE LA OFICINA DE CUMPLIMIENTO Y PRIVACIDAD

23041 Avenida de la Carlota Suite 110, Laguna Hills, CA 92653 P: 877-778-3773 (opción 4) F: 714-602-9965 [email protected]

TUS OPCIONES

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de indicarnos que:

  • Comparta esta información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en el pago de su atención médica.
  • Compartir información en una situación de socorro en caso de desastre.
  • Nos pondremos en contacto con usted para colaborar en las iniciativas de recaudación de fondos.

NOTA: Nunca comercializamos ni vendemos información personal. Si no puede comunicarnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente, podríamos compartir su información si consideramos que es lo mejor para usted.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA

También podemos utilizar su PHI de las siguientes maneras:

  • Para proporcionar recordatorios de citas para tratamiento o atención médica.
  • Para informarle o recomendarle posibles alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
  • Podemos divulgar a su familia, amigos o cualquier otra persona que usted identifique, información directamente relacionada con su participación en su atención médica o el pago de la misma. Podemos usar o divulgar su formulario PHI para notificar, o ayudar a notificar, a un familiar, representante legal u otra persona responsable de su cuidado, sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. Si está disponible, le daremos la oportunidad de oponerse a estas divulgaciones y no las realizaremos si se opone. Si no está disponible, determinaremos si la divulgación a su familia o amigos es lo más conveniente para usted, considerando las circunstancias y basándonos en nuestro criterio profesional.

Cuando lo permita la ley, podremos coordinar nuestros usos y divulgaciones de PHI con entidades públicas o privadas autorizadas por ley o por estatuto para colaborar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre.

Una vez que su información de salud se divulgue a un tercero, el destinatario puede volver a divulgarla y es posible que ya no esté protegida bajo la sección HIPAA, a menos que lo prohíba la ley estatal o federal.

En la medida en que recibamos o mantengamos registros de pacientes con trastornos por uso de sustancias protegidos por la Parte 2 del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (42 CFR Parte 2), no utilizaremos ni divulgaremos esos registros en investigaciones o procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra sin su consentimiento por escrito o una orden judicial y una citación según lo exija la ley.

Permitiremos que sus familiares y amigos actúen en su nombre para recibir recetas, suministros médicos y formas similares de PHI, cuando determinemos, a nuestro juicio profesional, que es en su mejor interés hacer tales divulgaciones.

Podríamos ponernos en contacto con usted como parte de nuestras actividades de recaudación de fondos y marketing, según lo permita la legislación aplicable. Tiene derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos.

Podemos usar o divulgar su PHI con fines de investigación, de conformidad con la legislación aplicable. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede implicar comparaciones de la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento específico.

Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial que equilibra las necesidades de la investigación con la necesidad de privacidad del paciente. Cuando sea necesario, obtendremos su autorización por escrito antes de utilizar su información de salud para la investigación. Utilizaremos o divulgaremos su información médica (PHI) cuando así lo exija la ley aplicable.

De acuerdo con la legislación aplicable, podemos divulgar su formulario PHI a su empleador si nos contrata para realizar una evaluación relacionada con la vigilancia médica en su lugar de trabajo o para determinar si padece una enfermedad o lesión laboral. Su empleador o la farmacia le notificarán sobre estas divulgaciones, según lo exija la legislación aplicable.

NOTA: En ocasiones, se producen usos y divulgaciones incidentales de PHI que no se consideran una violación de sus derechos. Dichos usos y divulgaciones incidentales son subproductos de usos o divulgaciones permitidos, los cuales son limitados y no pueden evitarse razonablemente.

SITUACIONES ESPECIALES

Sujeto a los requisitos de la ley aplicable, haremos los siguientes usos y divulgaciones de su PHI:

  • Donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podremos divulgar el formulario PHI a organizaciones que se dedican a la obtención o el trasplante de órganos, según sea necesario, para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.
  • Militares y veteranos. Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podremos divulgar su formulario PHI según lo requieran las autoridades militares. También podremos divulgar su formulario PHI sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.
  • Compensación laboral. Podríamos divulgar su formulario PHI para programas que ofrecen beneficios por lesiones o enfermedades laborales.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar información sobre usted en el formulario PHI para actividades de salud pública, incluyendo divulgaciones para: prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; informar nacimientos y defunciones; informar abuso o negligencia infantil; a personas sujetas a la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para actividades relacionadas con la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios regulados por la FDA e informar reacciones a medicamentos o problemas con productos; notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente adulto ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo haremos esta divulgación si el paciente está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley.
  • Actividades de Supervisión de la Salud. Podríamos divulgar el formulario PHI a agencias federales o estatales que supervisan nuestras actividades (por ejemplo, la prestación de atención médica, la gestión de pagos y la defensa de los derechos civiles).
  • Litigios y Disputas. Si usted está involucrado en un litigio o disputa, podremos divulgar la información PHI sujeto a ciertas limitaciones.
  • Aplicación de la ley. Podemos divulgar PHI si así lo solicita un funcionario de la ley: en respuesta a una orden judicial, orden de arresto, citación o proceso similar; para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida; sobre la víctima de un delito en ciertas circunstancias limitadas; sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva; sobre conducta delictiva en nuestras instalaciones; o en circunstancias de emergencia, para denunciar un delito, el lugar del delito o las víctimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.
  • Médicos forenses, legistas y directores de funerarias. Podemos entregar el formulario PHI a un médico forense o legista. También podemos entregar el formulario PHI sobre pacientes a directores de funerarias, según sea necesario para que cumplan con sus funciones.
  • Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia. Podremos divulgar su información PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley, o a funcionarios federales autorizados para que brinden protección al director ejecutivo o a jefes de estado extranjeros.
  • Reclusos. Si usted es un recluso de una institución penitenciaria o se encuentra bajo la custodia de un agente del orden público, podemos divulgar la información PHI sobre usted a la institución penitenciaria o al agente del orden público. Esta divulgación sería necesaria (1) para brindarle atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la de otras personas; o (3) para la seguridad de la institución penitenciaria.
  • Amenazas graves. Según lo permitan las leyes aplicables y las normas de conducta ética, podemos usar y divulgar PHI si, de buena fe, creemos que el uso o la divulgación es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público, o es necesario para que las autoridades policiales identifiquen o detengan a un individuo.

NOTA: La información relacionada con el VIH, la información genética, los registros de abuso de alcohol y/o sustancias, los registros de salud mental y otra información de salud especialmente protegida pueden gozar de ciertas protecciones especiales de confidencialidad según las leyes estatales aplicables.