Làm thế nào để bắt đầu với việc chăm sóc người thân về mặt tài chính

Việc chăm sóc tài chính thường bắt đầu đột ngột. Sau một vấn đề sức khỏe khó khăn, một cuộc khủng hoảng, hoặc một cuộc trò chuyện đầy thử thách, bạn có thể thấy mình cần phải kiểm soát các tài khoản tài chính của người thân yêu.

Khác với việc chăm sóc y tế, hiếm khi có một bộ hướng dẫn rõ ràng để làm theo. Thay vào đó, bạn được kỳ vọng phải đưa ra những quyết định quan trọng, sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và quản lý đời sống tài chính của người khác một cách cẩn thận và tin tưởng. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt là vì hầu hết mọi người đều đảm nhận vai trò này mà không có hoặc chỉ có rất ít hướng dẫn. 

Trong bài viết này, chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn từng bước để giúp bạn định hướng việc chăm sóc người thân về mặt tài chính một cách rõ ràng và tự tin.

Hướng dẫn từng bước về chăm sóc tài chính cho người thân

Việc bắt đầu hỗ trợ tài chính cho người chăm sóc cần tuân thủ một vài bước đơn giản sau: 

1. Hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bạn 

Trước khi bắt đầu, bạn cần biết chính xác trách nhiệm của mình là gì. Bạn sẽ thanh toán hóa đơn? Quản lý tài khoản? Đưa ra các quyết định tài chính? Hay là sự kết hợp của những trách nhiệm quan trọng đó? Hãy yêu cầu giải thích rõ ràng về những kỳ vọng và đảm bảo mọi thứ được ghi chép lại. 

Nếu có người khác tham gia, hãy xác định rõ trách nhiệm và thiết lập các quy tắc rõ ràng ngay từ đầu. Bạn không muốn xảy ra hiểu lầm sau này nếu trách nhiệm tăng lên hoặc trong trường hợp khẩn cấp. Việc có những kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp mọi người giao tiếp cởi mở hơn trong tương lai.

2. Bắt đầu những cuộc trò chuyện cởi mở về tài chính 

Trước khi bắt đầu, hãy có một cuộc trò chuyện cởi mở về tiền bạc. Hãy hỏi những câu hỏi chung về thu nhập, chi tiêu hàng tháng, nợ nần và mục tiêu tài chính. Hãy hỏi người thân của bạn mọi thứ về tài khoản ngân hàng, các khoản phí định kỳ và các ưu tiên tài chính để bạn có thể tiếp tục hỗ trợ họ đạt được mục tiêu, ngay cả khi đó không phải là những mục tiêu bạn lựa chọn ban đầu. 

Hãy làm rõ bất cứ điều gì mà bạn chưa hiểu rõ ngay lập tức. Nếu họ có vẻ lo lắng khi thảo luận về tiền bạc với bạn, hãy trấn an họ rằng bạn chỉ ở đó để giúp họ sắp xếp tài chính, chứ không phải để tiếp quản. Hãy ghi chép lại trong cuộc họp để bạn nhớ những gì họ nói và những gì bạn đã đồng ý sẽ đảm nhiệm.

3. Thu thập và sắp xếp các tài liệu tài chính

Sau khi đã nói chuyện xong, hãy thu thập bất kỳ tài liệu quan trọng nào họ có. Điều này có thể bao gồm sao kê ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ tùy thân và số tài khoản. Quét hoặc chụp ảnh tất cả mọi thứ. Tốt nhất là nên giữ cả bản cứng và bản điện tử. Lưu trữ chúng trong các thư mục được dán nhãn, hoặc mua một tập hồ sơ dạng gấp giá rẻ. Hãy chắc chắn lưu trữ bản điện tử ở một vị trí kỹ thuật số an toàn để thông tin không bị tin tặc đánh cắp.

Hãy lập danh sách những thứ bạn cần và đánh dấu vào mỗi mục khi bạn đã thu thập đủ. Việc sắp xếp mọi thứ gọn gàng sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn về lâu dài, cho dù bạn cần nhanh chóng tìm kiếm hóa đơn để thanh toán hay xác minh thông tin gì đó cho họ. 

4. Theo dõi thu nhập và chi phí, và lập ngân sách

Giờ bạn đã có đầy đủ giấy tờ của họ, bạn có thể bắt đầu theo dõi thu nhập và chi tiêu. Ghi chú tất cả các nguồn thu nhập và theo dõi chi phí hàng tháng, bao gồm hóa đơn, phí đăng ký và tiền mua thực phẩm. Hãy đơn giản hóa mọi thứ bằng bảng tính hoặc ứng dụng lập ngân sách. 

Phân loại chi tiêu của họ để bạn dễ dàng thấy họ chi tiêu nhiều nhất vào khoản nào. Từ đó, bạn có thể lập ngân sách đơn giản và tìm cách cắt giảm chi phí. Ví dụ, nếu thuốc chiếm phần lớn chi phí của họ, hãy kiểm tra các cách tiết kiệm tiền thuốc theo toa.

5. Đảm bảo thanh toán hóa đơn đúng hạn

Thanh toán đúng hạn là rất quan trọng. Hãy lập danh sách các hóa đơn hàng tháng, bao gồm ngày đến hạn và phương thức thanh toán. Lên lịch nhắc nhở qua điện thoại hoặc lịch để đảm bảo bạn không quên. Nếu có thể, hãy cân nhắc tự động hóa thanh toán cho các khoản chi phí thường xuyên như tiền thuê nhà hoặc tiền điện nước. 

Hãy kiểm tra tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của họ để xác nhận rằng khoản thanh toán đã được xử lý. Phí phạt do thanh toán chậm và gián đoạn dịch vụ có thể xảy ra nếu thanh toán không được thực hiện đúng hạn. 

6. Xem xét lại bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm 

Xem xét lại tất cả các hợp đồng bảo hiểm hiện tại, bao gồm bảo hiểm nhân thọ, nhà cửa, ô tô và... bảo hiểm y tế. Kiểm tra xem những chính sách nào đang có hiệu lực và ghi chú lại những chính sách nào còn thiếu. Xem xét kỹ từng chính sách để xác nhận số tiền bảo hiểm, ngày hết hạn và người thụ hưởng. 

Cập nhật và thảo luận về việc hủy bỏ bất kỳ hợp đồng bảo hiểm nào không còn phù hợp với nhu cầu của họ. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với công ty và đừng ngần ngại nói chuyện với đại diện qua điện thoại. Hãy đặt câu hỏi cho đến khi bạn hiểu rõ chính sách của họ. Lưu trữ bản sao các hợp đồng bảo hiểm vào tập hồ sơ giấy hoặc điện tử của bạn.

7. Thiết lập cơ quan có thẩm quyền pháp lý nếu cần thiết.

Nếu bạn sẽ đưa ra quyết định thay mặt họ, hãy cân nhắc việc... giấy ủy quyền Như vậy bạn có thể quản lý tài chính của họ một cách hợp pháp khi cần thiết. Hãy tham khảo ý kiến luật sư để xem điều gì phù hợp với hoàn cảnh của bạn. Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các tài liệu pháp lý đã được ký đúng cách và lưu trữ an toàn. 

Nếu bạn không có thẩm quyền pháp lý, bạn có thể gặp phải những hạn chế khi cần truy cập vào tài khoản của họ hoặc đưa ra các quyết định tài chính quan trọng.

8. Lưu giữ hồ sơ rõ ràng và liên lạc thường xuyên. 

Duy trì tính minh bạch sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Ghi chép lại mọi giao dịch, quyết định hoặc thay đổi bạn thực hiện. Sử dụng sổ tay, bảng tính hoặc ứng dụng để ghi lại thông tin một cách rõ ràng trong suốt quá trình. 

Việc lưu giữ hồ sơ rõ ràng tạo sự minh bạch và ngăn ngừa sự nhầm lẫn về sau. Hãy đảm bảo giữ liên lạc với người thân đã khuất và các thành viên khác trong gia đình. Việc duy trì giao tiếp cởi mở sẽ giúp mọi người nắm được thông tin và tránh mọi hiểu lầm.

9. Lập kế hoạch và xem xét định kỳ 

Lập kế hoạch cho tương lai sẽ giúp bạn chuẩn bị cho mọi tình huống có thể xảy ra. Thay vì chỉ nghĩ đến nhu cầu hiện tại của người thân yêu, hãy bắt đầu lên kế hoạch cho những chi phí mà họ sẽ phải gánh chịu trong tương lai. 

Bạn nên chuẩn bị cho những khoản chi phí nào trong tương lai? Có những trường hợp khẩn cấp nào bạn cần lên kế hoạch trước? Việc chăm sóc dài hạn cho họ sẽ được xử lý như thế nào? Nếu bạn có thể bắt đầu tiết kiệm cho những điều này ngay bây giờ và lập ngân sách phù hợp, bạn sẽ đi trước một bước.

Hãy tiếp cận việc chăm sóc tài chính một cách chu đáo. 

Việc chăm sóc tài chính cho người thân không phải là điều mà hầu hết mọi người lên kế hoạch trước, và ban đầu có thể cảm thấy quá sức. Nhưng với một hệ thống rõ ràng, nó sẽ trở nên dễ quản lý và thậm chí mang lại sự tự chủ.

Bằng cách sắp xếp mọi việc ngăn nắp, giao tiếp cởi mở và chủ động, bạn có thể giảm bớt căng thẳng, tránh những sai lầm tốn kém và hỗ trợ người thân yêu của mình khi họ cần nhất.